Aus aktuellem Anlass: Tipps zum erfolgreichen Arbeiten im Home Office in Zeiten von Corona

Nachdem wir in verschiedenen Beiträgen in den letzten 4 Jahren und anhand von Zahlen des von uns unterstützten D21 Digital Indizes immer wieder auf die Notwendigkeit hingewiesen hatten, mehr Home Office (Disclaimer: Im folgenden werde ich aus nachvollziehbaren Gründen nur vom Home Office und nicht mobiler Arbeit sprechen) für die Beschäftigten in Deutschland zu ermöglichen, schafft der Corona-Virus plötzlich neue Realitäten. In der Zwischenzeit haben wir Interviews mit der Berliner Zeitung, dem Redaktionsnetzwerk Deutschland und dem schweizerischen SRF geführt und unsere Tipps zum schnellen Einrichten einer Home Office Gelegenheit weitergegeben. Dies möchten wir zum Anlass nehmen, in diesem ungeplanten Beitrag nochmals zugespitzt unsere Ratschläge – die auf eigener langer Home Office-Erfahrung beruhen – an euch als Leser:innen weiterzugeben. Dabei ist es wichtig vorab festzuhalten: Es geht uns im Gegensatz zu vielen anderen tollen Beiträgen weniger um die Technik im Einzelnen; wir haben die Erfahrung gemacht, dass Unternehmenskultur und Kommunikationsverhalten im Team eine ebenso große Bedeutung zukommt wie der funktionierenden Technik. Deswegen geht es uns hiermit eher um Kultur und Kommunikation.

Vorab

• Wir sind uns vollkommen bewusst, dass nicht jeder Beschäftigte die Möglichkeit hat, mobil von zuhause aus zu arbeiten. Dennoch ist das Potenzial der mobil Arbeitenden in Deutschland, das hat uns der D21 Digital Index gezeigt, riesig.
• Dieser Text ersetzt nicht eine rechtliche Prüfung im Einzelfall. Diese sollte natürlich in jedem konkreten Fall ein Jurist vornehmen und dann vom Betrieb gemeinsam mit der Mitarbeitervertretung – sofern vorhanden – gestaltet und umgesetzt werden. In diesem Text geht es vor allem um technische, kulturelle und kommunikative Aspekte.
• Arbeitgeber und Firmen (nicht in allen Branchen oder Arbeitsumgebungen ist Home Office überhaupt möglich) sollten ihre Beschäftigten nicht einfach – auch wenn es in dieser Situation manchmal unvermeidlich ist – von heute auf morgen ins Home Office schicken. Vielmehr ist es wichtig, sich vorab über die Regeln (nicht rechtliche sondern v.a. technische, kommunikative und kulturelle) einig zu werden.

Ist Home Office eine Muss- oder eine Kann-Maßnahme?

Es sollte darauf geachtet werden, dass alle Beschäftigten und auch die Führungskräfte gleichbehandelt werden und es gleiche Arbeitsbedingungen für alle gibt. Zudem sollte Konsens darüber herrschen, ob Home Office oder allgemeiner „Mobile Arbeit“ gemeint ist. Mobile Arbeit beinhaltet grundsätzlich eigentlich auch die Möglichkeit, von dritten Orten aus zu arbeiten. Ein dritter Ort kann auch das kurzfristig angemietete Ferienhaus an der dänischen Nordseeküste sein. Warum nicht eine Woche in der Einsamkeit mit Blick auf die Nordsee arbeiten? Grundsätzlich muss aber gewährleistet sein, dass alle Beteiligten überhaupt die technischen Werkzeuge besitzen, um gleichberechtigt an der virtuellen Arbeit des Teams teilhaben zu können. Der Arbeitgeber sollte dies beispielsweise über die Ausgabe von Leih-Notebooks garantieren. Die Zahlen des D21 Digital Index haben jedoch in den letzten Jahren gezeigt, dass in vielen Unternehmen Hard- und Software nach formalen oder statusbezogenen Logiken vergeben werden. Das macht definitiv keinen Sinn. Menschen, die auf Hard- und Software angewiesen sind, denen aber die optimale Ausstattung vorenthalten wird, können nicht 100% ihrer Arbeitskraft für den Arbeitgeber einsetzen. Das Vergeben von IT nach Status ist somit ein Eigentor – auch in Zeiten von Corona.

Wie lange wird die Home Office-Phase andauern?

Trotz der Unsicherheit der Aussagen über die Verbreitung des Virus sollte in festen Zeitblöcken geplant werden. Die Antwort würde bezüglich des durch Corona durch den Arbeitgeber verordneten Home Offices daher lauten: 2 Wochen, 3 Wochen, nicht aber 2-3 Wochen. Warum ist dies wichtig? Bestimmte Arbeitsschritte lassen sich tatsächlich nur offline durchführen. Um diese planen zu können, bedarf es einer klaren Ansage zur denkbaren Dauer des virtuellen Arbeitens.

Welche Kommunikationsmittel sollen genutzt werden?

Ein häufig gehörtes Argument gegen virtuelles Arbeiten ist der Einwand, dass die Kommunikation nicht funktionieren und nicht konsistent erfolge. Unserer eigenen Erfahrung nach ist nicht funktionierende Kommunikation erstens der Tatsache geschuldet, dass die zur Verfügung gestellte Software entweder nicht dem Stand der Technik entspricht oder aber wenig nutzerfreundlich ist, zweitens Folge der fehlenden Absprache über Kommunikationsgewohnheiten ist und drittens einhergeht mit dem Rückzug des Arbeitgebers aus seiner Verantwortung, entsprechende Fortbildungen anzubieten. Unserer eigenen Erfahrung nach muss sich der jeweilig gewählte Kommunikationskanal sowohl aus dem Kontext als auch dem Kommunikationsverhalten der Beteiligten ergeben. Grundsätzliche Voraussetzung für eine gute Kommunikation ist aber eine prinzipiell schon existierende vorbildliche Kommunikationskultur im Büro; Unwillen zur offenen Kommunikation kann nicht durch Whatsapp et al. aufgefangen werden. Projektmanagement-Apps eignen sich häufig weniger für reine Kommunikation, Chats eignen sich weniger zur Besprechung komplexer Themen, bei denen auch die Mimik der Gesprächspartner wichtig ist. Mails hingegen sind prioritär, wenn mit Menschen kommuniziert wird, die eher analoge Interaktion bevorzugen. Messenger-Dienste und Chats sind sehr gut für schnelle und kontextbezogene Kommunikation (Parallel-Kanal bei Video-Calls) geeignet. Führungskräfte sollten an der Stelle von der Vorstellung Abschied nehmen, dass sie eine Gesamtübersicht der Kommunikation der Geführten erhalten können. Sind diese Kommunikationsregeln geklärt, ist allein schon ein großer Schritt in Richtung virtuellen Arbeitens getan.

Wie sollen die Arbeitstage strukturiert sein?

Im Home Office hat man endlich die Chance, den Arbeitstag mit seinem Bio-Rhythmus und dem Privatleben in Einklang zu bringen. Jeder sollte sich vorab fragen: Bin ich eher eine Eule oder eine Nachtigall? Gibt es private Care-Tätigkeiten, die ich mit dem dienstliche Arbeiten abstimmen sollte? Deshalb kommt es darauf an, die Arbeitsaufgaben und die Kommunikation strukturiert auf den Tag zu verteilen. Es hat sich bewährt, gewisse Abläufe zu verinnerlichen, um sich nicht so leicht ablenken zu lassen. Telefonkonferenzen sollten daher eher nicht am Nachmittag stattfinden, wenn eventuell Kinder zuhause sind, Texte können bei den meisten Menschen eher am Vormittag produktiv bearbeitet werden, nach der Mittagszeit könnte man einen Power Nap einfügen, nachmittags könnten eher Mails, die weniger Aufmerksamkeit erfordern, abgearbeitet werden. Schließlich sollte man sich Gedanken machen, ob man zu bestimmten Zeiten (vielleicht am Abend?) Deep Work bevorzugt (Lesen längerer Texte ohne Online-Ablenkung). In unserem Team haben sich zu den verschiedensten Gelegenheiten geräuschunterdrückende Kopfhörer sehr bewährt. Zwischen den Mitgliedern des virtuellen Teams sollten die Informationen über den Tagesablauf in Grundzügen auf jeden Fall offensiv und transparent kommuniziert werden, damit es im Fall der Fälle (z.B. Fehlen eines Teilnehmers in einem Video-Call) nicht zu unnötigen Irritationen kommt.

Welche Plattformen sollen zur Speicherung von gemeinsamen Dokumenten genutzt werden?

Je nach Kontext könnten verschiedene bekannte Systeme der Speicherung auf virtuellen Festplatten genutzt werden. Besteht auch im Home Office (meist über VPNs) Zugang zu den Dateien bzw. Servern, die eigentlich im Büro genutzt werden? Falls nicht: Gibt es Ausweichmöglichkeiten, die aber den Anforderungen der DSGVO und der Wahrung von Geschäftsgeheimnissen entsprechen? Alternativ sollte in Fällen der absolut unausweichlichen Nutzung von Plattformen außerhalb der eigenen IT-Architektur ganz pragmatisch auf die Nennung von Budgetzahlen, Namen und personenbezogenen Daten explizit verzichtet werden.

Welche Software soll für Video-Calls genutzt werden?

Dass sich Menschen im Gespräch gegenseitig anschauen können, um die Kommunikation über Mimik und Gestik mit in die Interaktion einzubeziehen, ist für die meisten von uns von großer Bedeutung. Ein Argument gegen virtuelles Arbeiten ist es daher oftmals, dass dieser menschliche Eindruck durch digitale Kommunikation verloren geht. Diese Behauptung ist aus unserer Sicht – in dieser Pauschalität – eher anzuzweifeln. Vielfach liegt dies eher in der Unwissenheit begründet, welche Software für Video-Calls genutzt werden könnte und wie diese (Web) Apps richtig zu nutzen sind. Wir haben an dieser Stelle die Erfahrung gemacht, dass es von Nutzen ist, wenn mehr als eine Anwendung verstanden und genutzt werden kann, um im Falle unvorhersehbarer technischer Hürden auf eine andere Anwendung ausweichen zu können. Und was noch wichtig ist: Man sollte sich vor dem Video-Call immer Gedanken darüber machen, wie man optisch im Call auftreten möchte und welchen Wand-Hintergrund den Partner präsentieren möchte.

Wie kann ich meinen Arbeitsplatz zuhause nach meinen Vorstellungen optimal einrichten?

Die Gegebenheiten des Arbeitsplatzes sind in den Arbeitsschutzgesetzen und damit auch in den Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber festgelegt . Es empfiehlt sich (soweit ansatzweise die räumliche Möglichkeit dazu besteht), eine Ecke oder ein Zimmer ausschließlich für das virtuelle Arbeiten einzurichten. Diese strikte Trennung hilft, am Ende des Arbeitstages auch tatsächlich abzuschalten oder umgekehrt im Laufe des Arbeitstages nicht ständig durch private Themen abgelenkt zu werden. Es darf aber eben nicht vergessen werden, dass es trotz der persönlichen Präferenzen (Bildschirmabstand, Temperatur, Lautstärke, Sitzmöglichkeit) gesetzliche Vorschriften gibt, die einzuhalten sind.

Arbeitszeit im Blick behalten

Nicht nur die Wahrung der gesetzlichen Ruhezeit von 10 Stunden zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn sondern auch der Blick auf die Gesamtwochenarbeitszeit darf beim virtuellen Arbeiten nicht aus dem Fokus geraten. Es wird sich schnell zeigen, dass dies einfacher gesagt als getan ist. Wenn um 10 Uhr das Paket vom Online-Shop geliefert wird, gegen 12 Uhr ein Einkauf der Mittagessen erfolgt, gegen 14 Uhr mit den Verwandten telefoniert wird und gegen 16 Uhr gemeinsam mit den Kindern Hausaufgaben gemacht werden, stellt dies große Anforderungen an das Vorhalten der tagesaktuellen Gesamtarbeitszeit. Zudem stellt sich schnell die Frage, wie beispielsweise das Stöbern in den neuesten Nachrichten auch auf die Arbeitszeit einzahlt, wenn über Texte gestolpert wird, die auch für die Arbeit von Bedeutung sein könnten. Es ist sinnvoll, möglichst eine Trennung herbeizuführen, wann ich arbeite und wann ich privat etwas mache. Dafür ist es dann auch sinnvoll, dies entsprechend für einen selbst zu dokumentieren – allein um den Überblick über die Gesamtarbeitszeit zu behalten. Erfahrungsgemäß wird im Home Office tendenziell eher mehr und entgrenzter gearbeitet, aus Sorge, seine Pflicht nicht ausreichend zu erfüllen. Diese Form der Selbstorganisation und Selbstfürsorge ist absolut notwendig.

Nicht jeder Mensch arbeitet gern von zuhause aus; wir kann ich das Gefühl von Einsamkeit und Verlorenheit vermeiden?

Interessanter Weise wird im Zusammenhang mit Home Office sofort immer auch dieses Risiko hingewiesen. Es ist spannend, dass jahrzehntelang niemand die Frage gestellt hat, wie Menschen, die zuviel soziale Interaktion stresst, am besten mehr von Zuhause und weniger im Büro arbeiten könnten. Um nun diesen Menschen, die zuhause die Vereinsamung befürchten, entgegen zu kommen, müssen wir alle gemeinsam aufhören so zu tun, als ob nur Offline-Kommunikation „echte“ Kommunikation sei und es nur ein entweder-oder geben könne. Digitale Kommunikation kann Einsamkeit sogar vorbeugen und mehr soziale Interaktion nach sich ziehen als wenn man nur um Büroarbeitsplatz sitzt und Face2Face-Kommunikation pflegt. Es kommt auf jeden einzelnen an, wie intensiv und authentisch man digitale Kommunikation ausgestaltet. Wird diese richtig vorgelebt und genutzt, so erlebt man eher das Gegenteil von Vereinsamung. Home Office sollte – unabhängig von der Corona-Sitaution – zukünftig eine Art des Arbeitens sein, die die Arbeitsdiversität unter Menschen erhöht.

Falls noch Fragen offen sind, scheut bitte nicht, uns via Kommentarspalte oder Mail zu fragen.

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