Wenn Email und Telefon einfach nicht mehr reicht

Das Jahr 2016 neigt sich dem Ende. Und zurückblickend wird es uns in Erinnerung bleiben als das Jahr, in dem die Schlagworte Digitalisierung und Arbeit 4.0 in der Mitte der Gesellschaft angekommen sind.

Allerdings wird 2016 auch in Erinnerung bleiben als das Jahr, in dem die Angst vor der Globalisierung den Populismus vielerorts beflügelte, leider. Populismus, mit seinen verkürzten Antworten und vermeintlich einfachen Lösungen, ist ja per se untauglich, möchte man sich der Frage „Wie werden wir zukünftig arbeiten?“ mit Substanz und einem aufgeschlossenen Blick nähern. Gut, dass es hierzulande eine Diskussionskultur gibt, die den Wandel der Arbeitswelt aus verschieden Blickwickeln betrachtet und den nötigen Raum zum Diskurs bietet.

Auch bei der Veranstaltung Bitkom@eight am 28.11. in Berlin war die Arbeit 4.0 das Thema. Zu Gast im Telefónica Basecamp waren der Staatssekretär des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales Thorben Albrecht, und zwei Gründerinnen aus dem Bereich neue Arbeit, Raffaela Rain vom Berliner Startup CareerFoundry und Anna Kaiser von Tandemploy.

Die Diskussion war ein relevanter Schnappschuss aktuell diskutierter Themen. So stellte Staatssekretär Albrecht ein Arbeitnehmerrecht in Aussicht, das eine Diskussion über flexible Arbeitszeiten und die Nutzung des Home Office mit dem Arbeitgeber ermöglicht. Schon jetzt ist für das Team bei CareerFoundry die flexible Vier-Tage-Woche eine Option, so Raffaela Rain. Für Tandemploy ist Jobsharing kein neues Thema, aber durch die neuen digitalen Plattformen und Algorithmen jetzt viel leichter umzusetzen. Beim Jobsharing teilen sich zwei Arbeitnehmer eine Arbeitsstelle, um Teilzeitarbeit besser umsetzen zu können.

Unternehmen mit ihren Angestellten werden sich weiter in diese Richtung entwickeln. Sie können beiden Seiten im Unternehmen klare Vorteile bringen, wie vor allem flexible Arbeitszeiten, bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie, oder einfach die Möglichkeit, nebenher eigene Freiräume besser zu nutzen – ganz gleich wie groß das Unternehmen ist.

Neue Prioritäten setzen

Natürlich gibt es aber auch organisatorische Herausforderungen. Wenn etwa ein Teil des Teams nur vier statt der üblichen fünf Wochentage arbeitet, sind eben nicht alle die ganze Woche über da – schlecht für All-Hands Meetings und Retrospektiven. Auch die Berliner Beratung FTWK experimentiert mit der 80%-Arbeitszeit und fragt: Können wir mit weniger Zeit unseren Kunden gleichbleibend gute Ergebnisse liefern? Wie setzen wir unsere Prioritäten neu? Werden wir womöglich jetzt ineffizient?

Jetzt mag dies bei relativ jungen Unternehmen noch recht einfach beantwortet werden. Aber bei etablierten, größeren Unternehmen sind die Fragen der Reorganisation und der Neugestaltung der Arbeit schlicht und ergreifend umfangreicher. Wobei das Ziel einer notwendigen Reorganisation auch hier in Form der Steigerung der organisatorischen Effizienz vorgegeben ist. Gleichzeitig treten aber auch die Grundprobleme offen zu Tage, die einem organisatorischen Wandel entgegenstehen, und sie ranken sich oftmals um Ängste und Sorgen:

  • Grundsätzliche Aversion des Menschen gegen Veränderung
  • Spezielle Aversion gegen organisatorische Veränderungen
  • Problematische Messung der Defizite einer bestehenden bzw. des Erfolgs (Nutzen) einer neuen Organisation.

Wir diskutieren in Deutschland und weltweit zu Recht sehr intensiv die neuen Arbeitsmodelle und damit verbundene organisatorische Herausforderungen. Oft setzen Unternehmen aber neue Arbeitsmodelle mit den Tools von gestern um und haben oftmals Schwierigkeiten, das nahende Ende der Anwesenheitspflicht wirklich zu akzeptieren. Verwundert es in diesem Zusammenhang, dass die aktuelle D21-Studie zu dem Schluss kommt:

Das Potenzial flexibler und moderner Arbeit wird in Deutschland durch mangelnde Ausstattung mit geeigneter Soft- und Hardware nicht hinreichend ausgenutzt. Gerade einmal 40% der in der Studie Befragten stehen Werkzeuge wie Kollaborationstools oder Videokonferenzen zur Verfügung. Nein, es verwundert nicht. Denn neben dem richtigen Mindset sind hier die richtigen Tools wesentlich, um bei verteilter und mobiler Arbeit Vertrauen, Transparenz und Agilität im Team sicherzustellen. Email und Telefon reichen da nicht mehr aus.

Einführung geeigneter Collaboration-Tools

Doch was sind nicht nur aus Technologiesicht wesentliche Erfolgsfaktoren bei der Auswahl und Einführung geeigneter Collaboration-Tools?

  • Verfügbarkeit aus der Cloud, um die flexible Nutzung und vollen Zugriff auf Informationen im Büro, im Home Office und unterwegs sicherzustellen
  • Verfügbarkeit aller Informationen, Daten und Kommunikationskanäle in einem Tool für das ganze Team, um gerade in verteilten, flexiblen Arbeitsumgebungen Transparenz, Effizienz und Vertrauen sicherzustellen
  • Minimale technische Kommunikationshürden besonders für Sprach- und Videokommunikation, also möglichst keine komplizierten PINs, Plugin-Installationen oder das Hin- und Herspringen zwischen unterschiedlichen Plattformen
  • Starke mobile Funktionalität, um auch unterwegs voll produktiv arbeiten zu können und ortsunabhängig in den Kommunikationsfluss eingebunden zu bleiben
  • Flexible Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Produktivitätstools etwa im Bereich Projekt- und Taskmanagement oder Filesharing, um bei der Zusammenarbeit nicht den Überblick zu verlieren.

Und neben der sicher immer notwendigen Partizipationsstrategie, die Mitarbeiter frühzeitig mit den neuen Collaboration-Tools vertraut macht, sollten all die Erfolgsfaktoren bei der Auswahl Berücksichtigung finden. Denn gerade beim Erkunden neuer Arbeitswelten wird derzeit noch viel zu oft vorschnell und mitunter unreflektiert auf die aktuellen Hype-Lösungen gesetzt. Aber richtig ausgewählt und eingeführt, gelingt nicht nur die Abkehr vom tief verwurzelten Verhaltenskodex der Anwesenheitspflicht, sondern gehaltvolles Arbeiten wird ermöglicht und organisatorischer Wandel beflügelt.

Ein Schlusswort des Bitkom-Frühstücks war: Die Zukunft der Arbeit ist jetzt. Das gilt genauso für die Zukunft der Collaboration-Tools. Sie stehen bereits jetzt zur Verfügung, um die Umsetzung der Arbeit 4.0 möglichst effizient und ohne Vertrauensverlust umzusetzen.

Philipp Bohn und Thomas Hoelscher

2052 mal gelesen